不停产也要盘点：怎样设定截止时间

“我们不能停产。”这是工厂里最常听到的一句话，可盘点偏偏需要一个确切的“时点”。难点在于：清点要几个小时甚至几天，期间货物仍在进出，账面每分钟都在变。要让盘点结果有意义，必须先回答一个问题：清点出来的数量，对应的是哪一刻的账面库存？

为什么必须有一个时点

账面库存是某一刻的数字，实物数量也是某一刻的数字。把周三上午清点的实物，拿去和周二晚上的账面相比，两者之间发生的所有收发，都会变成“差异”，看上去像是盘亏盘盈，实际上只是时间差。截止时间的作用，就是让账和货指向同一刻。

有两种办法可以做到：一是把部分区域暂时封存；二是让货物继续流动，但把每一笔收发都记下来，事后再推算。

方法一：分区封存

把仓库划成若干区域，一个区域一个区域地清点。清点前，该区域暂停收发，并写明封存的开始和结束时间；期间需要的货物，先从别的区域领，或者安排在清点范围之外的暂存区收发。每个区域的截止时间，就是它被封存的那一刻。被封存的区域要用警示带或告示牌明确标出，并写明预计的解封时间。

这种方法适合区域划分清晰、收发不算频繁、有暂存区可用的仓库，也适合价值高、必须精确的物料。它的缺点是要提前协调生产和销售，封存期间如果出现紧急需求，必须有明确的审批人。

方法二：用流水记录推算

不封存，货物照常进出，但清点期间的每一笔收发都要登记：单据号码、物料、数量和时间。清点完成之后，再按下面的关系，把清点数推算回截止时点：

• 清点发生在截止时间之后：截止点库存 = 清点数 + 截止之后已发出的数 − 截止之后已收入的数；
• 清点发生在截止时间之前：截止点库存 = 清点数 + 清点之后已收入的数 − 清点之后已发出的数。

举个假设的例子：截止时间是第一天下班时。某物料在第二天上午 10 点被清点出 480 件；从第一天下班到第二天 10 点之间，收入 60 件，发出 100 件。那么截止点库存 = 480 − 60 + 100 = 520 件。再与截止点的账面库存 520 件对照，没有差异。

这种方法的前提是，收发记录必须完整、有时间，而且不能事后补。推算的过程要写在清点表背面或附表上，让复核人可以一步步重算。要求所有单据预先编号，并在现场放一张“盘点期间收发登记表”，由仓库管理员在发货和收货的当场填写。

怎么选，怎么组合

• 价值高、区域相对独立的物料，用封存；
• 收发频繁、不能中断的物料，用流水记录；
• 产线边的线边仓和在制品，选在换班或午休这样的自然间歇时点清点，并请生产部门确认当时的在制品数量；
• 两种方法混用时，要在清点表上标明每个区域用的是哪一种，并分别对账。

不管用哪一种，都要在开始前向总部和当地会计说明：这次盘点的截止时间是什么，期间的收发怎样处理。

常见的陷阱

• 单据迟迟不录入：现场已经发货，单据第二天才开，推算时就会漏掉；
• 单据日期被改成“截止时间之前”：事后补开的单据，要按实际发生的日期和时间记录；
• 清点和推算使用了不同的计量单位；
• 同一件货被两个区域重复清点，或者两边都没有点。

小结

不停产的盘点，靠的是清楚的时点和完整的流水。UzWarehouse 的服务包括不停工作业的盘点，开始之前会与您约定截止时间和口径，并把清点结果与账面逐项对账。