固定资产盘点：从资产台账到现场实物

固定资产是最容易被遗忘的“库存”。台账上写着一台叉车、一台发电机、几十台笔记本电脑，现场却可能是另一番景象：有的挪了地方，有的闲置多年，有的早已不见踪影。总部审计时会问两个问题：东西在哪里？还能不能用？固定资产盘点要回答的，正是这两个问题。

先从台账开始，而不是从现场开始

盘点前先导出资产台账，包含资产编号、名称、型号和序列号、存放地点、责任人、购置日期、原值和状态。然后做三件事：

• 找出重复记录，以及只写着“设备”“办公用品”这类含糊名称的条目，向财务确认到底是什么；
• 补全缺失的存放地点和责任人，哪怕暂时只能写“待确认”；
• 按地点和责任人分组，据此安排盘点路线。

台账整理得越细，现场越省力。凡是写着“一批”“若干”的条目，应当先拆成逐件的记录。还要和财务商定盘点范围：有些企业把低值的工具和办公用品放在资产台账之外，这次盘点只盘台账内的资产，还是把它们也包括进来，要事先说清楚。

准备按行走路线排列的盘点表

每个地点一张表，房间或区域的先后顺序，按人实际走动的路线排列。栏目包括：资产编号、名称、序列号、账面地点、是否找到、状态、标签是否在位、照片编号和备注。每个地点的末尾多留几行空白，用来登记“现场有、台账无”的物品。台账里已有的序列号可以提前印在表上，清点时对号入座，比现场抄写更快，也更不容易抄错。

现场清点：认序列号，不认名称

1. 找到实物后，用铭牌上的序列号或型号与台账核对。同名的设备很多，只有序列号是唯一的。
2. 把设备连同铭牌和标签一起拍照。
3. 记录实际所在地点、使用人，以及状态：正常使用、损坏、闲置或维修中。
4. 现场有而台账无的物品，先登记、拍照，等台账情况查明后再贴正式标签。
5. 台账有而现场找不到的，写下最后已知的地点和责任人，查阅调拨记录，并到其他地点看一看。这些做完之前，不要下结论。

还有一类容易漏掉的，是在个人手里的资产：笔记本电脑、手机、公司用车，以及被带回家或带到工地的工具。请使用人把设备带来，或者发一张序列号的照片，并记下日期；车辆要记录车牌和里程表读数。

把结果分成四组

清点完成后，按结果分成四组：账实一致；找到了但信息有出入（地点、使用人或状态不同）；没有找到；现场有但台账没有。

举个假设的例子：台账共有 320 件资产，盘点结果是 301 件一致，9 件地点或使用人不同，10 件未找到，另外现场还发现了 7 件台账里没有的设备。前三组加起来正好是 320 件，与台账吻合，第四组则是新发现的。

每一组怎么处理

• 一致的：更新最后盘点日期。
• 有出入的：通过正常的调拨手续更新地点和责任人，而不是直接在台账上改。
• 未找到的：先追查一段时间（例如 30 天），查阅调拨、借用、维修和报废记录，之后再向管理层和财务提出处理建议。核销与否，是贵司管理层和财务的决定。
• 未入账的：找出采购单据，由财务判断是否补记入账。

闲置的设备值得单独列一张表：它们占着场地，账面上还在计提折旧，却不创造任何价值。是出售、调给其他部门还是报废，由管理层来决定。

小结

固定资产盘点的价值，在于让台账和现场重新对上。UzWarehouse 逐件登记设备、车辆和办公资产，贴条码标签并拍照，记录位置与状态，再与资产台账核对，帮助您找出缺失、闲置和未入账的资产。