盘亏要核销？先备齐这几份证据

盘点发现，某种物料账上有 500 件，货架上只有 380 件。财务问的第一句话往往是：这 120 件，凭什么核销？核销是财务和管理层的决定，如何做账、税务上怎样处理，请向贵司的会计师或律师确认。但有一点可以肯定：不管最后怎么决定，没有证据，审批就很难通过。下面说的，是应当备齐哪些证据，以及怎样整理成材料。

先分清：谁来决定，谁来提供事实

• 决定的人：财务负责人和管理层，按公司的审批权限逐级批准，金额大的可能还要报总部；
• 提供事实的人：仓库、盘点小组和数据负责人，负责说明“少了多少、在哪里少的、为什么少”。

仓库的任务不是为盘亏辩护，也不是替管理层做决定，而是把事实讲清楚：数量是多少，查过哪些地方，有哪些线索，哪些原因已经排除，哪些至今不明。

证据包里应当有什么

1. 清点记录：货位、数量、清点人、复核人、日期和时间；
2. 复盘结果：差异大的货位有没有重新清点，两次结果是否一致；
3. 差异明细：物料编码、品名、账面数量、实盘数量、差异数量和金额；
4. 该物料的收发流水：最近一段时间的入库、出库、调拨和退货，用来排除记录错误；
5. 原因分析：已经查过什么，比如已发未开单、串货、在途、计量单位错误，以及各自的结论；
6. 现场照片：货位、破损或变质的货物、标签；
7. 责任人说明：仓库管理员及相关人员的书面说明，签字并注明日期；
8. 其他相关文件：事故报告、保险或索赔往来、监控记录等（如有）。若怀疑被盗，是否报案、怎样报案，请先咨询法律顾问。

证据越早收集越有力。现场照片和责任人的书面说明，最好在盘点当天或隔天取得，时间一长，记忆会模糊，现场也会变样。

核销之前，先排除“假亏”

很多盘亏查下来，其实并没有真的丢货。假设一次盘点有 25 条盘亏记录，逐条追查之后发现：

• 9 条是漏记或错记的单据，补记后差异消失；
• 6 条是串货，某种物料少了，而编码相近的另一种多了；
• 4 条是已出库但未开单，补开单据后差异消失；
• 6 条原因仍然不明，这才是需要报批的真实盘亏。

（数字仅为示意。）只有最后一类才进入核销流程，前面几类应当更正记录，而不是核销。这样一来，需要审批的金额大大缩小，也更容易获得批准。

整理成审批材料

审批人没有时间读几十页原始记录，所以证据包要分层：

• 第一页是摘要：盘点范围和时点、差异总额、按原因分类的汇总，以及建议的处理方式（更正记录、向供应商索赔、核销、继续调查）；
• 每条差异一张明细页：数量、金额、原因，以及证据索引；
• 附件编号排好：清点记录、照片、书面说明各有编号，明细页上写明引用的是哪一份；
• 落款：编制人、复核人、日期，批准栏留给审批人。

对于合理损耗，如液体蒸发、切割余料、搬运中的少量损耗，公司是否有可以采用的损耗标准、标准是多少，请与财务确认，不要凭经验自行套用。资料需要保存多久，也请按会计师的要求归档。

核销之后别忘了整改

核销只是处理了账面。如果导致盘亏的做法不改变，下一次盘点还会遇到同样的问题。每一类原因都应当有对应的整改措施、责任人和完成时间，并在下次盘点时检查是否落实。

小结

核销的决定属于财务和管理层，证据则由仓库和盘点小组来准备。UzWarehouse 的盘点与差异溯源，负责查清数量、提供依据并按原因分类，同时提供可附在审批材料里的清点记录和现场照片。